Inici / Ordinacions i Reglaments / Reglament d'utilització dels mitjans i eines del personal

Reglament d'utilització dels mitjans i eines del personal

Reglament del 18-2-2013, d’utilització dels mitjans i eines que el Comú d’Escaldes-Engordany posa a disposició del personal

REGLAMENT D’UTILITZACIÓ DELS MITJANS I EINES QUE EL COMÚ D’ESCALDES-ENGORDANY POSA A DISPOSICIÓ DEL PERSONAL


EXPOSICIÓ DE MOTIUS

El Comú facilita als seus empleats la utilització d’uns determinats mitjans tècnics que garanteixen la rapidesa i l’eficàcia en la prestació dels serveis que tenen assignats. Entre aquests instruments propietat del Comú, destaquen principalment els equips informàtics i els de comunicació per la seva aplicació massiva i el rol preponderant que han adquirit, però també tenen molta importància els vehicles, la maquinària, els utensilis, les instal·lacions i el vestuari posat a disposició dels treballadors per al millor desenvolupament de les seves funcions.

L’ús, però, que s’ha efectuat d’aquestes eines de treball al llarg del temps, en què la tolerància davant de certes pràctiques incorrectes ha derivat en situacions de conflicte, així com el desconeixement, en moltes ocasions, per part del personal de quines són les seves obligacions en relació amb aquest material i quins drets els assisteixen en la seva utilització, fa necessària la regulació d’unes pautes de conducta amb la finalitat de garantir-ne el bon ús.

Així mateix cal establir els mecanismes per tal d’evitar que persones alienes a l’entorn del Comú puguin accedir a la xarxa interna de l’Entitat (àrea network o LAN).

Igualment, es pretén conscienciar a tots els empleats dels avantatges que suscita la bona utilització de les eines que els facilita el Comú, tant per la millora en la distribució dels recursos materials de què es disposa, com per la incidència en matèria de seguretat que suposa en totes les àrees de treball. Sense oblidar, a més, la repercussió externa que pretén la seva aplicació, evitant la persistència de conductes inadequades i aportant més eficiència i més qualitat en la prestació del servei als ciutadans.

 

Article 1

Objecte

Aquest reglament té per objecte regular l’ús dels mitjans tècnics, informàtics, eines de comunicació, parc mòbil, vestuari, instal·lacions i qualsevol eina de treball que es faciliti al personal, així com establir els protocols per a realitzar les comprovacions que s’estimin necessàries si es detecta un abús en la utilització d’aquestes eines.

 

Article 2

Àmbit d’aplicació.

Aquest reglament és d’aplicació a tot el personal que presti els seus serveis professionals al comú d’Escaldes-Engordany en qualitat de funcionari, agent de l’administració de caràcter indefinit, agent de l’administració de caràcter eventual o personal de relació especial.

 

Article 3

Eines de comunicació

El Comú proveeix als seus empleats unes determinades eines de comunicació, que són mitjans tècnics de la seva propietat, per a la realització de les tasques que tenen encomanades dins de l’administració comunal. Entre aquests mitjans s'inclouen a títol merament enunciatiu i no limitatiu: els equips informàtics o telefònics, els programes i sistemes informàtics, o les xarxes informàtiques.

La utilització dels telèfons mòbils, dels telèfons fixes o altres mitjans de comunicació telefònica es realitza amb finalitats professionals. El personal al servei del Comú és responsable de les comunicacions que es s’hagin realitzat a través de les eines de comunicació que se’ls hi ha confiat.

 

Article 4

Utilització dels equips informàtics (maquinari)

1. Els equips informàtics facilitats als empleats són propietat del comú, que els posa a la seva disposició per a la realització de la seva activitat professional. Consegüentment, aquests mitjans no es poden utilitzar per a un ús personal o extra professional més enllà del permès en aquest text.

2. Queda prohibit alterar els equips informàtics ni connectar-ne d’altres (assistents personals, impressores, reconeixedors de veu, mòdems, etc.) sense comptar amb l'autorització expressa i la supervisió del Director del Departament d’Informàtica.

3. Les normes establertes en el present reglament són d'aplicació tant als equips informàtics fixos com als equips informàtics portàtils als quals els empleats poguessin eventualment tenir accés, així com a qualsevol altre instrument de transmissió telemàtica que es pugui posar a la seva disposició. Pel que fa a aquests últims, l'empleat que tingui a la seva disposició equips informàtics portàtils (pc, pda, etc …) ha d'extremar la seva precaució quan faci ús dels mateixos o en el transport fora de les instal·lacions del comú. El contingut de l'ordinador portàtil pot ser altament confidencial pel que han d'adoptar-se totes les precaucions per a evitar la seva pèrdua o sostracció, i ha de donar-se avís immediatament en cas de produir-se alguna d'aquestes situacions.

4. Queda expressament prohibit l’accés o entrada per qualsevol mitjà en els sistemes informàtics utilitzant una clau d’identificació personal (login) o contrasenya (password) d'altre usuari, sense l’autorització expressa del superior immediat i del Director d’informàtica, sempre que existeixi una causa degudament justificada.

5. A partir de la finalització de la relació laboral o col·laboració amb el comú per qualsevol motiu que sigui, l’exempleat no podrà tenir accés als equips informàtics i consegüentment als arxius inclosos en els mateixos.

6. En el cas que l’exempleat tingui en el seu poder qualsevol eina de comunicació propietat del comú, haurà de retornar-la immediatament a la finalització de la seva relació laboral o col·laboració amb el comú.

 

Article 5

Accés a la xarxa interna

El comú està organitzat globalment en un entorn de xarxa interna (local àrea network o LAN). L’accés a la mateixa a través dels mitjans tècnics permet als empleats del comú accedir a informació confidencial.

Per tant els empleats del comú estan obligats a:

. Utilitzar sempre l’identificatiu facilitat pel Departament d’Informàtica amb la contrasenya corresponent.

.  Accedir a la xarxa interna únicament amb finalitats professionals per les que prèviament han estat autoritzats.

 

Article 6

Utilització dels programes i dels arxius informàtics (programari)

1. El programari, els arxius, el correu electrònic i altres documents informàtics instal·lats o continguts en la xarxa del comú, així com qualsevol eina informàtica (disquets, Cd roms, Usb , etc.) han de ser utilitzats amb una finalitat professional.

2. En qualsevol cas, la informació de caràcter confidencial inclosa en els arxius i documents de l'entitat, no podrà enviar-se a través de cap tipus d'eina a terceres persones o companyies, sense l’autorització expressa del superior jeràrquic i del titular de les dades, sempre en seguiment del que disposa la Llei 15/2003, del 18 de desembre, qualificada de Protecció de dades Personals.

3. Els programes informàtics destinats a ser instal·lats o efectivament instal·lats en els equips informàtics són propietat del comú. Està prohibida la utilització, còpia o reproducció dels mateixos per a fins aliens a l’activitat professional.

4. Davant el risc que arxius o programes procedents de fonts no conegudes continguin virus, queda prohibit als empleats executar arxius procedents de fonts no conegudes sense l’autorització expressa del seu superior jeràrquic i del Director del departament d’Informàtica del Comú.

Article 7

Ús d’Internet

1. La navegació a través de la xarxa d’Internet es realitza amb finalitats professionals.

Els empleats son els únics responsables de les sessions iniciades a internet que es realitzin a través dels equips informàtics que tenen a la seva disposició.

El Comú es reserva el dret a filtrar el contingut al qual pot accedir l’empleat mitjançant Internet des dels equips informàtics propietat del Comú, així com a registrar els accessos realitzats des dels mateixos.

2. La utilització de tota adreça personal en horari de treball només pot ser ocasional, havent de restringir al màxim la seva utilització dintre de la jornada laboral, sense interferir, per tant, en el normal desenvolupament de la seva activitat professional.

3. Queda prohibit als empleats accedir a les xarxes socials d’Internet, exceptuant aquells serveis que per les seves pròpies característiques es trobin autoritzats a accedir-hi. Igualment queda prohibida la utilització de programes P2P o similars, la utilització de xats o programes de conversació en temps real, així com la utilització d’Internet per a finalitats recreatives.

4. Queda prohibit als empleats fer ús dels correus electrònics posats a la seva disposició o de la connexió a Internet a través dels servidors del comú per enviar missatges il·legals, il·lícits, ofensius, atemptatoris contra la dignitat humana, contra els drets fonamentals, contra la pròpia entitat o que siguin susceptibles de ser considerats com a delicte.

5. L’empleat té accés al correu electrònic posat a la seva disposició pel comú mentre romangui vigent la seva relació laboral o col·laboració professional. En el moment de l’extinció de la relació laboral o col·laboració professional, el comú anul·larà d’immediat l’accés a la bústia de correu professional posada a disposició de l'empleat.

6.Queda prohibit a l’empleat modificar les configuracions dels navegadors dels equips informàtics .

7. Queda prohibit l’accés, el buidatge i l’emmagatzematge de pàgines amb continguts il·legals. També queda prohibit l’emmagatzematge en els equips informàtics propietat del Comú de continguts buidats des de Internet que violin la legislació vigent sobre propietat intel·lectual i drets d’autor.

8. Qualsevol incident de seguretat relacionat amb Internet, haurà de ser comunicat d’immediat al superior jeràrquic i al Director del departament d’informàtica.

 

Article 8

Control del Comú en cas d’indicis d’ús indegut de les eines de comunicació

Quan existeixin motius suficients per tal de creure que s’està produint un ús indegut d’alguna de les eines de comunicació del comú el Director del departament d’informàtica, amb l’autorització prèvia de la Junta de Govern, podrà revisar els arxius i continguts elaborats per cada empleat i emmagatzemats en la xarxa telemàtica local del comú, el contingut del disc dur de l'equip informàtic, el contingut del correu electrònic posat a disposició de l’empleat, el detall de les factures telefòniques (amb obtenció d’informació sobre els destinataris de les trucades efectuades, les hores en que es varen efectuar i la seva durada) o les dades de les connexions a la xarxa d'Internet utilitzades pels empleats en les seves funcions.

 

Article 9

Ús del parc automobilístic

1.El parc automobilístic del Comú només s’ha d’utilitzar per a les finalitats que son pròpies a cada vehicle. En aquest sentit, tan sols poden utilitzar els vehicles propietat del Comú les persones que hi són autoritzades expressament.

2.Queda prohibit utilitzar un vehicle propietat del Comú per realitzar viatges o transports cap a destins extra laborals, encara que estiguin compresos dins del circuit de treball o la jornada laboral. També queda prohibit estacionar els vehicles comunals en domicilis privats.

En la utilització dels vehicles, es vetllarà per optimitzar els trasllats, bé dissenyant els circuits i planificacions, o agrupant els viatges, per tal d’evitar una major despesa.

Com a norma general, tots els desplaçaments amb vehicles del Comú s’han de fer col·lectivament, a fi d’estalviar recursos i organitzar degudament les tasques.

3. Si, en el desenvolupament d’una funció pròpia del servei, es produeix qualsevol dany, anomalia o avaria en el vehicle, cal avisar immediatament al responsable de l’àrea per tal de formalitzar els documents escaients, sense perjudici de les responsabilitats a què pugui estar sotmesa la persona responsable dels danys. Així mateix, si mentre s’està utilitzant algun dels vehicles propietat del Comú, el treballador és sancionat per infracció d’algun dels articles del Codi de la circulació, l’esmentat treballador haurà de fer-se càrrec de l’import de la sanció imposada.

 

Article 10

Despeses derivades de la utilització de vehicles particulars

El reembossament de les despeses en concepte de quilometratge i d’aparcament que derivin de la utilització del vehicle particular ha d’anar precedit de la corresponent autorització per part del superior jeràrquic i requereix l’aportació del pertinent justificant.

 

Article 11

Ús del vestuari o uniformitat

1.Només utilitzaran vestuari o uniformitat els treballadors que per la naturalesa de les funcions encomanades tinguin aquesta obligació.

2. En relació al vestuari s’ha de complir i fer complir en tot moment el que estableix la llei 48/2008, del 18 de desembre de la seguretat i la salut en el treball.

3. El vestuari o uniformitat es lliura al treballador/a amb un comprovant de la seva recepció, i només es pot utilitzar durant la jornada laboral.

4. És responsabilitat de cada treballador la conservació dels articles que el Comú li proporcioni, i no podrà incloure ni realitzar modificacions que no estiguin degudament autoritzades. Així mateix, al finalitzar la relació laboral, el treballador haurà de retornar d’immediat al comú tot el vestuari, elements identificadors o altres que li haguessin estat lliurats.

 

Article 12

Utilització de les instal·lacions

El personal del comú té l’obligació de vetllar pel bon ús de les instal·lacions, per la seva conservació i correcte manteniment i per l’estalvi energètic.

 

Disposició addicional

Al finalitzar la relació laboral o col·laboració professional, el treballador haurà de retornar d’immediat al comú tot el material de qualsevol tipus que li hagués estat lliurat.

 

Disposició derogatòria

Queden derogades totes les disposicions de rang igual o inferior que s’oposin al present Reglament.

Disposició final

Aquest Reglament entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra.

Escaldes-Engordany, casa comuna, 18 de febrer del 2013.