Reglament del Servei d'Arxiu del comú d'Escaldes-Engordany

Reglament del  14-6-2019, del Servei d’Arxiu del Comú d'Escaldes-Engordany

 

 

Exposició de motius

 

El Comú d'Escaldes-Engordany, en el seu afany de millorar els serveis que ofereix a la ciutadania, acorda la millora del seu propi arxiu fent-se càrrec del creixement del volum de la documentació fruit de l’augment de l’activitat administrativa. Ho fa amb la intenció de donar resposta a les necessitats originades pels diferents tràmits administratius que es generen i amb la voluntat inequívoca de dur a terme una gestió eficaç i transparent.

 

L’Arxiu Comunal del Comú d’Escaldes-Engordany neix amb les funcions de gestionar i tractar la documentació administrativa així com de tractar, custodiar i difondre la documentació històrica del Comú d’Escaldes-Engordany.

 

L'objectiu del present reglament és definir i regular les competències i funcions de l’Arxiu Comunal i de les persones responsables del servei. També és un objectiu d’aquest reglament establir els criteris bàsics d'un Sistema de Gestió Documental que afavoreixin una gestió eficaç en el tractament i consulta de la documentació en totes les seves fases, amb incidència sobre totes les unitats administratives que seran objecte d'aquesta gestió.

 

Atenent les seves competències, l'Arxiu Comunal del Comú d'Escaldes-Engordany es configura com a servei comunal de caràcter administratiu i cultural, especialitzat en el tractament i la gestió dels documents que genera el Comú i els seus organismes, en la seva divulgació i en la seva custòdia, i està integrat per la Secció Administrativa –encarregada del fons documental administratiu– i la Secció Històrica –que s’encarrega del fons documental històric. 

 

 

El present reglament s'estructura en cinc capítols i es desenvolupa en articles: Capítol I: Del Servei d'Arxiu Comunal; Capítol II: Dels tècnics del Servei d'Arxiu Comunal; Capítol III: Definició i àmbit d'actuació del Sistema de Gestió Documental; Capítol IV: L'accés a la documentació; Capítol V: De la protecció i difusió del Patrimoni documental i històric del Comú. La Disposició addicional primera estableix l'obligatorietat de conservar la documentació anterior a l'any 1978 i la Disposició addicional segona estableix l'obligatorietat de conservar la documentació anterior a l'any 1992. La disposició final única estableix la data d’entrada en vigor del Reglament.

 

En virtut del Text Refós del 22 de maig de 2019, del Codi de l'Administració, del 29 de març de 1989, de la Llei 10/2019, del 15 de febrer, de modificació del Codi de l’Administració, del 29 de març de 1989, de la Llei qualificada de delimitació de competències dels Comuns, del 4 de novembre del 1993, modificada per la Llei 19/2017, del 20 d'octubre, qualificada de modificació de la Llei qualificada de delimitació de competències dels comuns, de l'Ordinació del 28 de desembre del 2011, d'organització i funcionament dels comuns, de la Llei de patrimoni cultural d'Andorra, del 14 d'abril de 2003, i de la Llei qualificada de protecció de dades personals, del 18 de desembre de 2003, la Llei 30/2014, del 27 de novembre, qualificada de protecció civil als drets a la intimitat, a l’honor, i la pròpia imatge, i de la Llei 35/2014, del 27 de novembre, de serveis de confiança electrònica,

 

El Comú d'Escaldes-Engordany, en la sessió celebrada el dia 14 de juny del 2019, aprova el següent:

 

 

Reglament del Servei d’Arxiu del Comú d'Escaldes-Engordany

 

 

 

Capítol I. Del Servei d'Arxiu Comunal

 

Article 1

 

El Servei d'Arxiu Comunal (SAC), és un servei de caràcter administratiu i cultural, integrat per un patrimoni documental que té la condició de domini públic i què, a efectes de titularitat i de gestió, és propietat del Comú d'Escaldes-Engordany.

 

El SAC està especialitzat en la gestió i el tractament dels documents que formen part del patrimoni documental del Comú, en la seva custòdia i en la seva divulgació. El SAC el componen la Secció Administrativa i la Secció Històrica.

 

També s'entén per Arxiu Comunal la instal·lació o instal·lacions on es reuneixen, conserven, ordenen i difonen els documents que integren el patrimoni documental del Comú.

 

Article 2

 

Concepte de Patrimoni documental

 

1. En els termes d'aquest reglament, s'entén per document tota expressió en llenguatge natural o convencional i qualsevol altra expressió gràfica, sonora o en imatge, recollides en qualsevol tipus de suport.

 

2. Integren el Patrimoni documental del Comú d'Escaldes-Engordany tots aquells documents produïts, rebuts o reunits per les seccions, departaments i/o serveis del Comú, organismes autònoms administratius i persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica creades pel Comú o amb participació majoritària del Comú i altres entitats de les quals el Comú és membre de ple dret amb independència de la data i el suport en que hagin estat generats.

 

3. Els documents objecte de cessió o donació expressa, relacionats amb la Parròquia i el seu territori.

 

4. Els documents de més de 100 anys d'antiguitat produïts o rebuts per a qualsevol persona física o jurídica de la parròquia d'Escaldes-Engordany i els de menor antiguitat però que continguin un valor testimonial, històric i d'investigació.

 

5. El patrimoni documental esmentat en l'apartat anterior, és de titularitat pública i, en conseqüència, ha de romandre al Comú i no pot ser traslladat fora de les dependències comunals llevat dels supòsits excepcionals que es recullen a l'article 41 del present Reglament.

 

Article 3

 

El Servei d'Arxiu Comunal

 

El SAC és un servei adscrit a la Secretaria General o a l'òrgan del departament especificat a l'organigrama aprovat per la Corporació i que coordina la seva activitat relativa a la custòdia, tractament i difusió de la documentació històrica amb el Departament de Cultura, al qual s’adscriu l’Arxiu Històric d’Escaldes-Engordany, espai que constitueix la seva Secció Històrica.

 

Article 4

 

Són funcions del SAC:

 

1. a) La gestió documental del Comú en els termes indicats en el Capítol III del present Reglament.

 

1. b) El tractament arxivístic dels documents administratius i històrics.

 

1. c) La salvaguarda i la difusió del patrimoni documental i històric del Comú, amb finalitats de divulgació cultural, recerca i suport a la docència.

 

1. d) L'aplicació dels criteris d'avaluació i tria dels documents.

 

1. e) Garantir l'accés a la informació per part dels particulars en relació als documents que estiguin sota la seva responsabilitat directa, amb ple respecte al dret a la intimitat i altres drets protegits per l'ordenament jurídic andorrà.
2. f) L'assessorament a la Corporació en tots els aspectes relatius al tractament de la informació i els documents.

 

1. g) La gestió dels equipaments i instal·lacions de l’Arxiu Comunal, i en general, totes aquelles funcions que li siguin encomanades pels òrgans de govern del Comú d'Escaldes-Engordany.

 

Article 5

 

1. El SAC exerceix les funcions enumerades en l'article 4 en relació als documents de:

 

1. a) Les àrees, serveis, Departaments i Unitats administratives del Comú.

 

1. b) Els organismes administratius autònoms.

 

1. c) Empreses, fundacions i altres ens sense personalitat jurídica creats pel Comú o amb participació majoritària per part del Comú.

 

1. d) Entitats de les quals el Comú és membre de ple dret.

 

2. El SAC exercirà les mateixes funcions, excepte l'enumerada a l'article 4.a, en relació als documents cedits al Comú per part de persones físiques o jurídiques.

 

3. Els documents produïts o rebuts per persones físiques o jurídiques gestores de serveis comunals referits a la gestió d'aquests serveis són de titularitat del Comú. El SAC assessorarà aquestes persones per a una correcta aplicació de la normativa sobre els documents de titularitat pública i en supervisarà l'aplicació. Ingressarà a l’Arxiu Comunal aquests documents d'acord amb el calendari de transferències aprovat i, en qualsevol cas, en acabar la relació contractual o d'altra naturalesa que vinculava el Comú amb aquella persona.

 

Article 6

 

Els documents generats o rebuts pels càrrecs electes i per les persones que els assessoren o de la seva confiança són part integrant de la documentació o fons de la Corporació. En finalitzar l'exercici de les seves funcions o de les tasques de representació política que els és pròpia el SAC es farà càrrec d'aquesta documentació, que haurà de quedar sota la custòdia de l'arxiu de gestió del departament corresponent o bé haurà de ser transferida a l’Arxiu Comunal.

 

Article 7

 

Les persones jurídiques enumerades en els apartats b) i c) de l'art. 5.1 hauran de transferir periòdicament els seus documents a l'Arxiu Comunal degudament organitzats i descrits, d'acord amb les instruccions del SAC.

 

Article 8

 

Per a una correcta evolució de les funcions que li són pròpies, el SAC haurà de disposar d'infraestructures, mitjans i personal adequats.

 

Les instal·lacions de l’Arxiu Comunal tenen com a funció única i exclusiva les establertes en el present Reglament i en cap cas no podran ser utilitzades per a altres finalitats.

 

Les zones de treball i de dipòsit són d'accés restringit i no podran accedir-hi persones alienes al SAC sense anar acompanyades pel personal del Servei, llevat de circumstàncies excepcionals o de força major.

 

 

 

 

 

Capítol II. Dels tècnics del Servei d'Arxiu Comunal

 

Article 9

 

1. El SAC compta amb un tècnic per a cada Secció. És competència dels tècnics del SAC el bon funcionament i el bon ordre de les instal·lacions i del mateix Servei, així com de les tasques que desenvolupi el personal de suport al càrrec de cada un dels tècnics. L'accés a les instal·lacions es farà sota el seu control o bé del personal de suport. També serà competència dels tècnics del Servei d'Arxiu Comunal proposar o -si s'escau- decidir qualsevol mesura o actuació necessària adreçada millorar el desenvolupament de les funcions pròpies del Servei, sempre i quan aquesta mesura o actuació es correspongui amb les atribucions que li han estat conferides pel Comú.

 

2. En cas d'absència o vacant prolongada del tècnic de la Secció Administrativa del Servei d'Arxiu per motiu de vacances, baixes mèdiques, permisos, etc. les seves funcions podran ser assumides de manera total o parcial per un funcionari qualificat designat per la Junta de Govern.

 

Article 10

 

Els tècnics del SAC o, en el seu defecte, la persona o persones que disposin de signatura delegada, podran lliurar còpies degudament autenticades de documentació que es trobi sota la seva custòdia.

 

Article 11

 

Els tècnics del SAC, en l'àmbit de la seva actuació, hauran d'informar als superiors jeràrquics sobre els casos de pèrdua, degradació i espoli del patrimoni documental per tal que aquests adoptin les mesures oportunes per evitar-ne les conseqüències que se'n pugui derivar.

 

Article 12

 

També són funcions dels tècnics de l’Arxiu Comunal:

 

1. a) Contribuir a una major eficàcia i millor funcionament de l'Administració, facilitant d'una manera àgil i pertinent la documentació necessària per a la resolució d'un tràmit administratiu.

 

1. b) Participar en la gestió dels equipaments i instal·lacions pròpies de l’Arxiu Comunal i vetllar pel seu bon ús.

           

1. c) Emetre informes tècnics sobre la idoneïtat dels espais que han de custodiar el patrimoni documental i històric.

           

1. d) Fer el seguiment i l'avaluació de l'estat de conservació del patrimoni documental i històric, així com dels locals, infraestructures i mobiliaris propis dels arxius i proposar les actuacions de manteniment necessàries i vetllar pel bon ús dels mateixos.

           

1. e) Establir mecanismes de control de les condicions mediambientals i climàtiques del dipòsit documental fent un seguiment regular dels mateixos.

           

1. f) Implantar protocols adients pel control de plagues dels locals del dipòsit de l’Arxiu Comunal.

           

1. g) Mantenir relacions amb els diferents ens públics i privats amb tot allò que concerneix al Servei d'Arxiu Comunal.

           

1. h) Proposar l'adquisició dels materials que siguin necessaris.

 

1. i) Dissenyar el conjunt arxivístic, regular i planificar l'activitat del SAC, exercir la funció inspectora, en l'aspecte tècnic, d'equipaments, etc., vetllar pel compliment de la normativa vigent en matèria d'arxius.

 

1. j) Realitzar les propostes d'eliminació de documentació d'acord amb el marc legal i normatiu existent.

           

1. k) Custodiar el segell del Servei d'Arxiu Comunal, les claus, els dipòsits, les sales de consulta i qualsevol altra de les seves dependències.

 

1. l) Dirigir, controlar i assignar les tasques pròpies del personal del Servei en les seves Àrees específiques d'actuació, tenint en compte les circumstàncies que concorrin en cada cas. El personal auxiliar adscrit al SAC estarà sota la direcció dels tècnics del Servei en les seves respectives seccions.

 

1. m) Coordinar el foment del patrimoni documental històric, mitjançant propostes d'adquisició, donació o dipòsit en els casos que sigui possible.

 

1. n) Fomentar la difusió del patrimoni documental i la història de la Parròquia mitjançant propostes d’actes, activitats i esdeveniments.

 

Article 13

 

Els empleats comunals adscrits a la Secció Administrativa del Servei d'Arxiu Comunal estaran sota la direcció del Secretari General per a les tasques que se'ls encomanin de manera general o puntualment en cada cas concret.

 

Article 14

 

Els tècnics de l'Arxiu Comunal hauran de comptar, en la mesura que sigui possible, amb els mitjans adequats pel que fa a instal·lacions, espai, personal, instruments i materials necessaris per al correcte desenvolupament de les seves funcions.

 

 

 

 

 

Capítol III. Del Sistema de Gestió Documental

 

Secció 1ª. Definició i àmbit d'actuació de la Gestió documental

 

Article 15

 

S'entén com a Sistema de Gestió Documental el conjunt d'operacions i tècniques integrades en la gestió administrativa general i basades en l'anàlisi de la producció, la tramitació i el valor dels documents. El Sistema de Gestió Documental ha de permetre la planificació, el control, l'ús, la conservació, la transferència i l'eliminació dels documents amb l'objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament per tal d'aconseguir una gestió eficaç i eficient.

 

Article 16

 

Correspon al SAC l'administració del Sistema de Gestió Documental (SGD), promoure'n la implantació per part del Comú, així com la seva actualització i millora, amb els suport dels nivells a qui l'organigrama del Comú atribueixi facultats organitzatives i tècniques.

 

Article 17

 

1. El Sistema de Gestió Documental es fonamenta en el Quadre de Classificació de la documentació comunal i en la normalització dels documents, des del moment de la seva creació o recepció, garantint en tot moment el seguiment i localització de qualsevol document en tots i cadascun dels circuits de l'actuació administrativa, les condicions de la seva transferència, la seva conservació i el seu accés.

 

2. La classificació de la documentació en suport electrònic i/o digital en l'estructura d'organització dels fitxers i carpetes en xarxa ha de coincidir amb el quadre de classificació funcional de la documentació i només podrà ser ampliada, modificada o suprimida a proposta del tècnic de la Secció Administrativa o del titular de la Secretaria General, previ acord de la Junta de Govern i amb la resolució de la Comissió d’Avaluació Documental.

 

3. La documentació històrica es classificarà seguint el Quadre de Classificació de la documentació comunal històrica.

 

Article 18

 

El SAC elaborarà, revisarà i actualitzarà el Quadre de Classificació de la documentació comunal així com el Quadre de Classificació de la documentació comunal històrica, essent competència, cada quadre, de la Secció pertinent. Així mateix, també establirà els calendaris de transferència, accés, conservació i eliminació de la documentació conforme a la normativa vigent.

 

Article 19

 

La inclusió en el Quadre de Classificació de la documentació comunal i en el de la comunal històrica de noves sèries documentals és funció exclusiva del SAC, el qual haurà de prendre en consideració les propostes o criteris de les unitats productores de documentació. Qualsevol modificació o alteració del contingut o de tramitació de les sèries documentals ja existents, haurà d'ésser comunicada al SAC per tal que aquest procedeixi a una nova avaluació i actualització, si s'escau, del Quadre de Classificació així com els calendaris corresponents.

 

 

 

Article 20

 

Les normes i directrius del SAC hauran d'ésser aprovades pel Ple de Comú amb caràcter previ a la seva implantació. El SAC proposarà a l'òrgan competent l'adopció de criteris per a la millora de la gestió documental.

 

Article 21

 

El Servei d'Arxiu Comunal fomentarà la formació del personal en relació al funcionament del Sistema de Gestió Documental (SGD) i l'assessorarà de forma permanent. 

 

Secció 2ª.- Transferència de la documentació

 

Article 22

 

D'acord amb la classificació dels fons documentals seran objecte de transferència periòdica a l'Arxiu Comunal els llibres oficials, els expedients, els dossiers i qualsevol altre document en els termes expressats en l'article 2 del present Reglament, la tramitació administrativa de la qual hagi finalitzat. Fins que no es doni aquesta circumstància, la documentació haurà de ser custodiada en cadascun dels departaments o seccions corresponents.

 

Article 23

 

1. La documentació administrativa desordenada, barrejada, deteriorada o que no mantingui les característiques mínimes del que ha de ser un expedient no serà admesa per a la seva custòdia i servei a l'Arxiu Comunal. D'acord amb l'article 22 d'aquest Reglament, abans de transferir els expedients al SAC caldrà que la seva tramitació administrativa hagi finalitzat i que siguin complets pel que fa a les seves parts constitutives; en cas contrari no seran acceptats, llevat que hi consti una diligència específica del Tècnic de la Secció Administrativa del SAC i en el seu defecte del Secretari General del Comú, indicant el seu caràcter incomplet, la manca concreta d'algun element constitutiu i les raons que l'han motivada.

 

2. S'entén per expedient el conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d'antecedent, fonament i resolució d'un acte administratiu així com les diligències adreçades a executar-lo. Els expedients es formaran mitjançant l'agregació successiva de tots els documents, proves, dictàmens, decrets, acords, notificacions i altres diligències que hagin d'integrar-los, en qualsevol suport. Els documents que donen inici a l'expedient són les sol·licituds, els acords, les resolucions, els decrets, els informes i les propostes. Els expedients poden ser reglats o no reglats, en paper, híbrids o electrònics. La seva transferència s’ha de dur a terme segons els estàndards arxivístics des del seu origen.

 

Article 24

 

A efectes d'organització, els fons documentals que no superin els 30 anys d'antiguitat, formaran part de la Secció Administrativa de l'Arxiu Comunal. Altrament, la documentació que superi els 30 anys d'antiguitat serà considerada com a fons documental històric i serà transferida a la Secció Històrica de l’Arxiu Comunal seguint el protocol de transferències estipulat pel SAC, llevat d'aquells casos concrets en què ho determini la Junta de Govern, previ informe dels Tècnics del Servei d'Arxiu Comunal.

 

Article 25

 

La documentació del Comú, sigui del tipus que sigui, que es transfereixi al Servei d'Arxiu Comunal haurà d'anar acompanyada del corresponent formulari de transferència per duplicat, amb una còpia destinada al Departament remitent i una altra per al registre del SAC. És imprescindible preparar un formulari de transferència per a cadascuna de les series documentals transferides.

 

Una vegada rebuda la documentació a l'Arxiu Comunal es procedirà a comprovar si es correspon amb el formulari de transferència. En el supòsit de que contingui algun tipus d'error o el detall sigui insuficient, el Servei d'Arxiu Comunal retornarà el fons al servei remitent, indicant les deficiències per escrit i no s'admetrà el seu dipòsit, custòdia ni servei fins que no hagin estat subsanats els errors o inexactituds detectats.

 

Article 26

 

Els expedients, llibres oficials i altra documentació que es transfereixi al SAC, haurà de ser sempre, llevat de casos de força major, original i seguint els estàndards arxivístics establerts per a la transferència.

 

Article 27

 

1. A l’Arxiu Comunal del Comú d'Escaldes-Engordany s'hi podran custodiar fons documentals provinents de dipòsits, donacions o d'altres procedències, prèvia acceptació de la Junta de Govern, que haurà d'acordar les condicions sota les quals es realitza i s'hi acompanyarà un primer inventari de la documentació que, prèvia comprovació, serà rubricat pel Tècnic de la Secció Administrativa del SAC i pel Secretari General o pel Tècnic de la Secció Històrica i la direcció del Departament de Cultura si es tracta de fons documentals històrics. Es lliurarà al dipositant un document probatori, certificat o acta de recepció de l'esmentat dipòsit per part del Comú, signat per duplicat.

 

2. El Comú procedirà o no a la devolució dels fons documental al seu propietari, d'acord amb els pactes efectuats al constituir-ne el dipòsit, cessió, etc., i en el seu defecte a les disposicions legals que ho regulin.

 

Secció 3ª. De l'avaluació i tria de la documentació

 

Article 28

 

Atès que l'activitat administrativa cada any genera un augment important de volum documental, esdevé necessari implantar un procediment d'avaluació, tria i eliminació de tota aquella documentació, originada o rebuda pels diferents òrgans, la vigència de la qual hagi expirat, per trobar-se en una fase semi activa o inactiva, o que no resulti d'interès per a la informació i/o la investigació, o bé dita documentació sigui objecte de conservació per imperatiu legal. 

 

Article 29

 

Comissió d’Avaluació Documental (CAD)

 

El Comú crearà una Comissió d'Avaluació Documental integrada per les persones següents:

 

- El/La Cònsol Major o Cònsol Menor

- El/La Secretari/a general

- El/La Director/a del Departament de Cultura

- El/La Tècnic/a de la Secció Administrativa del SAC

- El/La Tècnic/a de la Secció Històrica del SAC

- El/La jurista de la Corporació

- El/La responsable del Departament que ha generat la documentació que s'ha d'avaluar, com a gestor de la mateixa.

- Un/Una representant de la CAD del Govern en qualitat d’assessor.

 

Article 30

 

La Comissió d'Avaluació Documental (CAD) es configura com a òrgan assessor de la Corporació, el qual determinarà els criteris de valoració de les sèries documentals per a la seva conservació i/o eliminació. Les funcions d'aquesta Comissió són les següents:

 

1. Analitzar i valorar la documentació produïda i rebuda pel Comú d'Escaldes-Engordany.

 

1. Elaborar i regular els criteris administratius, jurídics i històrics d'avaluació de la documentació del Comú i vetllar per la correcta aplicació.

 

1. Establir les taules d'avaluació del Comú d'Escaldes-Engordany.

 

1. Conèixer els processos d'eliminació de documentació que es vagin efectuant.

 

1. Emetre resolucions sobre les modificacions en el criteri classificatori de la documentació electrònica.

 

1. Les resolucions adoptades per la Comissió d'Avaluació s'acordaran per la Junta de Govern i es sotmetran a la ratificació del Consell de Comú.

 

Article 31

 

Inici del procediment

 

El procés d'avaluació i tria de les sèries documentals es podrà iniciar de dues formes:

 

1. D'ofici, a iniciativa del Servei d'Arxiu Comunal.

 

1. A instància de les pròpies unitats administratives, mitjançant un escrit suficientment motivat on s'exposin els motius de la sol·licitud i dirigit al tècnic de la Secció Administrativa del SAC.

 

1. La proposta per a l'eliminació de la documentació, ha d'estar suficientment motivada i serà sotmesa al criteri de la Secretaria General, la qual avalarà o desestimarà la proposta d'eliminació de documentació. Si aquesta és acceptada es convocarà una Comissió d'Avaluació que estudiarà la proposta i en el cas d'acceptar-la se n'aixecarà una acta en la que s'inclourà la relació detallada de la documentació que s'acorda eliminar i aquella que s'ha de conservar. L'acta quedarà subjecta a l'aprovació per part de la Junta de Govern i la posterior ratificació pel Consell de Comú.

 

Article 32

 

Instrucció del procediment

 

1. Si el procés d'avaluació i tria s'inicia a instància del SAC es contactarà el Cap de Departament corresponent per a informar-lo del procés a seguir i s'estudiaran els diferents tipus documentals que es generin dins del seu departament. Per a dur a terme aquesta valoració serà imprescindible conèixer la legislació aplicable a cada cas.

 

Una vegada obtingudes totes les dades el SAC omplirà la fitxa descriptiva destinada a l'anàlisi i avaluació de les sèries documentals descrites en el paràgraf anterior.

 

1. Si el procediment d'avaluació s'inicia a instància d'un Departament o Servei, aquest l'haurà de sol·licitar per escrit al SAC exposant els motius que justifiquen la seva petició.

 

El Servei d'Arxiu Comunal valorarà aquesta sol·licitud i donarà una resposta ràpida, acceptant la sol·licitud segons la disponibilitat de personal i els motius adduïts. En cap cas es podrà valorar la documentació si aquesta no està perfectament organitzada.

 

Article 33

 

Serà competència del SAC el control i la supervisió del calendari de conservació/eliminació de documentació. Els criteris es basaran en el cicle de vida de la documentació i en el seu valor històric i informatiu.

 

Secció 4ª. De la conservació de la documentació

 

Article 34

 

El SAC tindrà la facultat de supervisar que en totes les dependències d’arxiu de la documentació del Comú d’Escaldes-Engordany es compleixin les condicions òptimes i adequades per a la correcta conservació i protecció de la documentació, tant pel que fa a la documentació administrativa com pel que fa a la documentació històrica, proposant i adoptant les mesures necessàries per a garantir aquestes condicions.

 

Article 35

 

En el cas d'observar-ne algun deteriorament i/o degradació de la documentació el SAC ho comunicarà als òrgans competents i prendrà les mesures que estiguin al seu abast per a corregir i reorientar la situació. Si aquestes mesures comprenen el trasllat de la documentació caldrà l'acord exprés de la Corporació, previ informe del tècnic pertinent del SAC.

 

 

 

 

 

 

Capítol IV.- L'accés a la documentació

 

Secció 1ª.- Disposicions generals

 

Article 36

 

A efectes del present Reglament es consideren consultes internes les realitzades per les diferents unitats administratives o pels càrrecs electes. Es consideren consultes externes aquelles provinents d'altres administracions públiques en exercici de les seves competències i funcions, així com de la resta d'empreses o organismes que en puguin dependre i del conjunt de la ciutadania i dels particulars en les condicions especificades a l’article 39 d’aquest Reglament .

 

Article 37

 

Les sol·licituds de documents i dades provinents d'altres administracions seran ateses d'acord amb els principis d'interoperabilitat i de coordinació entre administracions públiques, prenent com a referent la normativa que en cada cas li sigui d'aplicació.

 

Secció 2ª.- De la consulta i préstec d'àmbit intern

 

Article 38

 

1. El préstec de documents, pel que fa a les consultes internes, es farà prèvia signatura del peticionari d'un full de registre de sortides del Servei d'Arxiu Comunal. Quan el document o documents siguin retornats al Servei d'Arxiu la persona encarregada de fer-ho haurà de signar en el lloc corresponent per tal que s'acrediti definitivament que el document prestat ha estat retornat al seu origen.

 

2. Els usuaris interns del Servei d'Arxiu Comunal no podran retirar pel seu compte els documents que desitgin consultar, llevat de que disposin d'una autorització de la persona titular de la Secretaria General, la direcció del Departament de Cultura si es tracta de documentació històrica o del tècnic de la Secció pertinent del SAC.

 

3. Cap Servei, Departament o personal administratiu no es podrà quedar de manera permanent o indefinida amb documents extrets del Servei d'Arxiu Comunal per a la seva consulta. El termini màxim de préstec no serà superior als tres mesos i només en casos necessaris, i prèvia petició escrita al tècnic del SAC de la Secció pertinent, es podrà autoritzar la seva permanència temporal en un altre Servei durant un període superior a sis mesos, que es considera el termini màxim autoritzat per a una consulta ordinària.

 

4. Quan una Unitat Administrativa vulgui consultar documentació generada per una altra Unitat Administrativa caldrà l'autorització escrita del Secretari General, previ informe del tècnic de la Secció Administrativa del Servei d'Arxiu Comunal.

 

5. No es deixaran en préstec parts d'expedients o documents separats del conjunt orgànic del qual en formen part.

 

6. Per raons de conservació, de preservació i de seguretat la documentació històrica s’haurà de consultar, sempre que es pugui, en còpia per a la consulta. El tècnic de la Secció Històrica pot autoritzar la consulta de l’original.

 

Secció 3ª.- De la consulta i préstec d'àmbit extern

 

Article 39

 

Es consideren consultes externes aquelles realitzades pel conjunt de ciutadans que no tenen un vincle contractual amb el Comú.

 

1. L'Administració comunal garantirà l'accés dels ciutadans al Servei d'Arxiu Comunal sense perjudici de les restriccions contemplades en la Llei 15/2003, del 18 de desembre, qualificada de Protecció de dades personals; del Codi de l'Administració; del Codi de Procediment Penal, la Llei 30/2014, del 27 de novembre, qualificada de protecció civil, als drets a la intimitat, a l’honor i a la pròpia imatge i altres restriccions legals, per raons de la protecció i conservació dels béns que s'hi custodien.

 

2. Els expedients podran ser consultats sempre que afectin el/s titular/s de la demanda objecte de la consulta, la tramitació de la qual hagi finalitzat, o bé existeixi un acord establert en una acta de la Junta de Govern. En aquests supòsits, la consulta per part del ciutadà es farà en una sala habilitada a tal efecte i caldrà acreditar la condició de persona interessada en l'expedient que es sol·licita, omplint prèviament un imprès on hi constaran, nom i cognoms, nacionalitat, professió, domicili, núm. de passaport o d’un document d’identitat i una petició suficientment motivada on es justifica la seva demanda.

 

3. La documentació històrica, degut el seu valor informatiu i històric, es podrà consultar sense restriccions, a excepció de les limitacions establertes per les lleis o les justificades per raons de conservació. La consulta es realitzarà en una sala habilitada a tal efecte i sempre en les instal·lacions del Servei d’Arxiu Comunal.

 

4. Per raons de preservació i de seguretat la documentació històrica s’haurà de consultar, sempre que sigui possible, en còpia per a la consulta. El tècnic de la Secció Històrica pot autoritzar la consulta de l’original.

 

 

 

Article 40

 

La documentació resta exclosa de préstec per als usuaris externs, llevat dels casos excepcionals recollits en l'article 41 del present reglament i la seva consulta s'ha de fer en les dependències del Comú, en presència del tècnic pertinent del Servei d'Arxiu Comunal o de la persona autoritzada amb aquesta finalitat i en les condicions estipulades en l'article 39.2 d'aquest Reglament.

 

Article 41

 

1. Es podrà autoritzar a usuaris externs l'extracció de documentació de les dependències comunals, de forma temporal i prèvia autorització per escrit del Cònsol Major, en els supòsits que es detallen a continuació:

 

1. a) Per a treballs de reproducció com la microfilmació, la digitalització, etc., sempre que això no sigui possible dur-lo a terme en les dependències comunals.

 

1. b) Per realitzar tasques de restauració, enquadernació, relligat, neteja o desinfecció dels documents.

 

1. c) Per demanda d'altres administracions públiques en l'exercici de les seves funcions i competències reconegudes per la llei.

 

1. d) Préstec per exposicions, en les condicions particulars que s'estableixin en cada cas.

 

2. En els supòsits anteriors, l'extracció de documents de l’Arxiu Comunal s'haurà de fer amb caràcter temporal, per un termini establert i convingut prèviament amb el Comú, amb les garanties de seguretat necessàries i, quan sigui preceptiu, amb l'establiment d'una assegurança, segons ho determini el Comú a proposta del tècnic pertinent del Servei d'Arxiu Comunal. Quan es consideri oportú caldrà realitzar còpia de la documentació sol·licitada, que anirà a càrrec del sol·licitant.

 

Article 42

 

L'extracció de documents del l’Arxiu Comunal, tant en els casos indicats com en qualsevol altre cas que es determini en el seu moment, mai no es podrà fer sense l'autorització expressa i per escrit del Servei d'Arxiu Comunal o l'existència clarament determinada d'un responsable, persona física o jurídica, que es faci càrrec del trasllat, custòdia i retorn dels documents a l’Arxiu Comunal en el termini i condicions establertes, d'acord amb la normativa contemplada en el present Reglament i en general, en qualsevol normativa vigent que li sigui d'aplicació.

 

 

 

 

 

 

 

Capítol V.- De la protecció i difusió del Patrimoni documental i històric del Comú

 

Article 43

 

Formen part del Patrimoni documental del Comú d'Escaldes-Engordany els documents que es recullen en l'article 2 i 5.3 del present Reglament. Es considerarà també d'interès, tota aquella documentació resultant de les persones físiques o jurídiques de la Parròquia o que hi hagin estat vinculades.

 

Article 44

 

El Servei d'Arxiu Comunal del Comú d'Escaldes-Engordany té la responsabilitat de vetllar per a la protecció, recuperació i conservació del Patrimoni documental del seu àmbit territorial. Amb aquesta finalitat podrà proposar l'acceptació, adquisició o reproducció de fons documentals esmentats en l'article 2.

 

Article 45

 

Sense perjudici de la competència de Govern en la definició de la política en matèria de patrimoni cultural, coordinant les mesures de protecció, d'acord amb el que estipula l'article 4 de la Llei 9/2003, de 12 de juny, del Patrimoni Cultural d'Andorra, el Comú d'Escaldes-Engordany contribuirà amb el Govern d'Andorra en la protecció, integritat, conservació i difusió del patrimoni cultural i documental pertanyent al Comú.

 

En aquest sentit, en els supòsits en què es tingui coneixement de qualsevol situació que pugui posar en perill la integritat o conservació dels documents que es custodien en el Servei d'Arxiu Comunal del Comú d'Escaldes-Engordany es comunicarà al Ministeri titular de la Cultura, el qual podrà adoptar les mesures necessàries per evitar-ne la pèrdua, deteriorament o destrucció.

 

Article 46

 

Correspon al Servei d’Arxiu Comunal divulgar el patrimoni documental de la Parròquia com a part integrant del Patrimoni cultural d'Andorra. Amb aquest objectiu, col·laborarà en actuacions, activitats i iniciatives del mateix Comú o d'altres Serveis d'Arxiu, així com amb diferents organismes i/o particulars que contribueixin a la conservació i divulgació del patrimoni cultural de la Parròquia.

 

Secció 1ª. De la reproducció i ús de documents

 

Article 47

 

1. No es facilitaran reproduccions documentals, fotogràfiques o digitals, d'aquells documents l'ús dels quals sigui restringit o limitat per imperatiu legal, conforme a la normativa enunciada en l'Exposició de Motius del present Reglament. Excepcionalment es podran autoritzar aquelles reproduccions que afectin directament els titulars de la demanda o per finalitats de recerca o docència i sota les condicions establertes en l'article 39.2, amb l'autorització expressa i escrita del tècnic pertinent del SAC.

 

2. Pel que fa a la documentació històrica es podran facilitar reproduccions documentals, fotogràfiques o digitals sempre i quan el seu ús no sigui restringit o limitat per imperatiu legal i les seves condicions de conservació ho permetin.

 

Article 48

 

Per a la reproducció de qualsevol tipus de document es requereix la sol·licitud prèvia de la persona interessada i/o l'autorització expressa i per escrit del tècnic pertinent del SAC. El sol·licitant haurà de fer constar la finalitat de la reproducció.

 

Article 49

 

1. El SAC decidirà el mitjà més adequat per a procedir a la reproducció segons les característiques físiques del document.

 

2. En el cas d'utilització dels documents de l'Arxiu Comunal amb la finalitat de publicació o difusió pública s'haurà de fer constar obligatòriament la seva procedència. En el cas de reproducció d'imatges s'haurà de fer constar també el nom de l'autor/a, si es coneix, sense prejudici d'altres obligacions i/o limitacions que es puguin establir.

 

3. La sol·licitud de reproducció podrà ser denegada quan se'n pugui derivar perjudici per l'estat de conservació de la documentació o el bon funcionament del SAC. L'autorització comportarà l'abonament del preu estipulat a la llista de preus públics, tant de la còpia com dels drets de l’Arxiu Comunal.

 

Article 50

 

De tota edició en la que s'hagin utilitzat reproduccions de documents procedents de l’Arxiu Comunal del Comú d'Escaldes-Engordany s'hauran de lliurar dos exemplars al SAC, de manera prèvia a la seva comercialització, a fi d'incorporar-les al seu fons. Les edicions de llibres, vídeos, cartells publicitaris o altres suports destinats a la reproducció d'imatges es regiran pel mateix criteri. El SAC es reservarà el dret de modificar aquests criteris en funció del tipus de reproducció que es tracti.

 

 

 

 

 

 

Disposició Addicional primera

 

El Comú d'Escaldes-Engordany no pot procedir a l'eliminació de la documentació generada amb anterioritat a la creació de la Parròquia, l'any 1978.

 

 

Disposició Addicional segona

 

El Comú d'Escaldes-Engordany, no pot procedir a l'eliminació de la documentació generada amb anterioritat a la publicació de la Llei Qualificada de delimitació de competències dels comuns, de data 4 de novembre de 1993, modificada per la Llei 19/2017, del 20 d'octubre, qualificada de modificació de la Llei qualificada de delimitació de competències dels comuns.

 

Disposició Final Única

 

Aquest reglament entrarà en vigor a la data de la seva publicació al Butlletí Oficial del principat d’Andorra.

 

Cosa que es fa pública per a coneixement general.

 

Escaldes-Engordany, 14 de juny del 2019.